CONDITIONS GENERALES
1. FORMULAIRE DE DEMANDE ET DE COMMANDE
Une demande de participation à une activité est faite via le formulaire de demande sur notre site Web, par courrier ou par téléphone. Après la demande, le client reçoit un formulaire de commande pour confirmation. Dès que le client a reçu le formulaire de commande, l’enregistrement est définitif et il existe un accord entre le client et LeuvenInsideOut pour les activités convenues, même si le paiement n’a pas encore été effectué.
2. PRIX DE VENTE
Les prix des activités demandées par le client sont confirmés par LeuvenInsideOut sur le bon de commande. En tant qu’organisation à but non lucratif, nos activités sont exonérées de TVA. Nous ne facturons que le prix des services et les provisions tels que confirmés sur le formulaire de commande.
Si le client apporte des modifications majeures au programme moins de deux semaines avant le début des activités, LeuvenInsideOut se réserve le droit de modifier les prix convenus.
LeuvenInsideOut a le droit d’imposer une pénalité ou d’annuler l’activité si le client arrive plus de 15 minutes en retard le jour du rendez-vous.
3. NOMBRE DE PARTICIPANTS ET MODES DE PAIEMENT
Le bon de commande est établi en fonction de l’activité souhaitée par le client et du nombre de participants. Dès que le bon de commande a été établi, le nombre précis et constant de participants est connu. Le formulaire de commande est réglé par le client au plus tard 14 jours après réception. L’activité est définitivement réservée à partir de la date de paiement.
Les réservations payées ne sont pas remboursées.
À la fin de l’activité, une facture sera préparée et livrée à l’adresse e-mail fournie par le client pour régulariser sa comptabilité.
Une note de crédit n’est établie que si LeuvenInsideOut a commis une erreur ou une erreur clairement identifiable concernant le contenu de la facture. Si le client ne demande pas de facture, LeuvenInsideOut détermine le montant à payer sur la base du formulaire de commande et demande un paiement immédiat par virement bancaire.
LeuvenInsideOut n’accepte pas les avances partielles ni les paiements en espèces. Les factures sont toujours payables à l’adresse de LeuvenInsideOut, au plus tard 14 jours après la réception du bon de commande. Le non-paiement peut entraîner la résiliation de l’accord.
Frais (administratifs, juridiques ou légaux, etc.) que LeuvenInsideOut doit supporter du fait de la faute du client résultant de l’incitation à payer, LeuvenInsideOut peut facturer l’intégralité du montant de la facture.
Le soumissionnaire qui enregistre d’autres participants est solidairement responsable de l’exécution de ses obligations vis-à-vis de LeuvenInsideOut.
Le jour de la visite, lorsqu’un client se présente avec plus de participants que prévu à l’origine, il appartient au guide LeuvenInsideOut de déterminer s’ils peuvent être admis. Dans tous les cas, un bon de commande sera établi pour les frais supplémentaires à déposer sur notre compte sans délai.
En cas de réservation tardive exceptionnelle (moins d’une semaine avant le début du tour), une preuve de paiement sera demandée au début de la marche. La marche commencera seulement après le spectacle.
4. ANNULATION OU CHANGEMENT PAR LE CLIENT
Une fois le paiement effectué, l’annulation ne peut plus avoir lieu.
LeuvenInsideOut se réserve le droit d’adapter les prix convenus en cas de modification importante ou tardive du programme (jusqu’à deux semaines avant la mise en œuvre) due au client.
Le nombre correct de participants à l’activité est fixé à partir du moment où le bon de commande est établi. Toute modification peut être effectuée au plus tard 14 jours avant le début de l’activité.
LeuvenInsideOut n’établit pas de note de crédit et n’effectue aucun remboursement si le nombre de participants diminue moins d’une semaine avant le début des activités. Une exception ne peut être faite que si cette absence du (des) participant (s) peut être documentée par un certificat médical ou une autre preuve de force majeure. Cela ne peut arriver qu’une fois.
Toute augmentation du nombre de participants entraîne naturellement une augmentation de prix. Une augmentation peut être faite au moins 14 jours avant le début de l’activité. LeuvenInsideOut informe le client si les participants supplémentaires enregistrés peuvent participer ou non.
Les modifications apportées à un programme demandé par le client sont acceptées en consultation mutuelle avec LeuvenInsideOut. Cette opération est effectuée au plus tard 14 jours avant le début prévu de l’activité. Si cela s’avère possible, le formulaire de commande précédent sera annulé et remplacé par un nouveau formulaire de commande contenant le nouveau prix et / ou les nouveaux coûts.
Pour les clients qui avaient réservé un échantillon et à cause du mauvais timing de la part du client, il n’avait pas le temps de le vérifier

LeuvenInsideOut peut, en plus des conditions météorologiques extrêmes décrites dans la rubrique “Annulation ou modification par le client”, annuler ses activités en raison d’autres situations telles que grèves, rupture de contrat de la part de nos fournisseurs, etc. Le client ne peut en tenir responsable LeuvenInsideOut et ne peut en réclamer aucune indemnité.
Si un changement de programme imprévu doit être effectué pendant une activité, notre guide pertinent cherchera une bonne alternative en consultation avec les participants. Sa décision est toujours contraignante et irrévocable.
6. ASSURANCES
LeuvenInsideOut est assuré pour ses activités en matière de responsabilité civile envers les participants et les tiers.
LeuvenInsideOut n’est pas assuré dans le cadre de ses activités contre les accidents impliquant des participants et des tiers. Ce sont vos propres polices d’assurance familiale ou autres qui protègent les participants et les tiers en cas d’accident. LeuveninsideOut ne peut être tenu responsable en cas d’accident.
7. EXIGENCES PHYSIQUES
Nos promenades et activités sont destinées aux personnes en bonne condition physique. Toutefois, s’il y a moins de personnes mobiles dans le groupe, cela doit être signalé lors de la demande d’activité au moins 14 jours avant le début. Nous élaborons ensuite une activité personnalisée.
Si LeuvenInsideOut n’en a pas été informé à l’avance, nous pouvons nous réserver le droit d’interrompre l’activité pour la personne concernée. En aucun cas, une indemnité ne peut être réclamée.
Si, au cours d’une activité, il s’avère que quelqu’un n’a absolument pas les conditions requises pour entreprendre ou poursuivre l’activité, le guide LeuvenInsideOut peut interrompre l’activité pour la personne concernée dans l’intérêt de sa santé.
8. PLAINTES
Toute réclamation doit être immédiatement adressée au guide correspondant de LeuvenInsideOut afin qu’une solution puisse être trouvée immédiatement. Si aucune solution n’est trouvée, la plainte doit être adressée à LeuvenInsideout dans les trois jours suivant l’activité, par écrit et par lettre recommandée avec la justification nécessaire.
Pour tous les litiges, seuls les tribunaux de Louvain sont compétents et seule la législation belge est applicable. Si les conditions susmentionnées diffèrent de celles du soumissionnaire, elles prévaudront sur celles du soumissionnaire.