- AANVRAAG EN BESTELBON
Een aanvraag tot deelname aan een activiteit gebeurt via het aanvraagformulier op onze website, per mail of telefonisch. Na de aanvraag ontvangt de klant een bestelbon ter bevestiging. Van zodra de klant de bestelbon heeft ontvangen is de inschrijving definitief en is er een overeenkomst tussen de klant en LeuvenInsideOut voor de overeengekomen activiteiten zelfs wanneer de betaling nog niet uitgevoerd werd.
- VERKOOPPRIJZEN
De prijzen van de activiteiten die door de klant werden aangevraagd, worden door LeuvenInsideOut bevestigd op de bestelbon. Als VZW zijn onze activiteiten vrijgesteld van BTW. We factureren enkel de prijs van de diensten en de voorzieningen zoals deze bevestigd werden op de bestelbon.
Wanneer de klant minder dan twee weken voor aanvang van de activiteiten nog grote wijzigingen in het programma aanbrengt, behoudt LeuvenInsideOut zich het recht om de overeengekomen prijzen aan te passen.
LeuvenInsideOut heeft het recht om een boete aan te rekenen of de activiteit te annuleren in geval de klant op de dag van de activiteit meer dan een kwartier te laat op de afspraak arriveert.
- AANTAL DEELNEMERS EN BETALINGSMODALITEITEN
Op basis van de door de klant gewenste activiteit en het aantal deelnemers wordt de bestelbon opgemaakt. Van zodra de bestelbon is opgemaakt is het precieze en onveranderlijke aantal deelnemers bekend. De bestelbon wordt ten laatste 14 dagen na ontvangst door de klant betaald. Vanaf datum van betaling is de activiteit definitief geboekt.
Betaalde boekingen worden niet terugbetaald.
Na afloop van de activiteit wordt ter regularisatie van de boekhouding van de klant en indien de klant dit wenst, een factuur opgemaakt en bezorgd op het email-adres door de klant opgegeven.
Een creditnota wordt enkel opgesteld indien LeuvenInsideOut een duidelijk aanwijsbare vergissing of fout heeft gemaakt m.b.t. de inhoud van de factuur. Indien de klant geen factuur vraagt, stelt LeuvenInsideOut op basis van de bestelbon, het te betalen bedrag vast en vraagt onmiddellijke betaling per overschrijving.
LeuvenInsideOut aanvaardt geen gedeeltelijke voorschotten en ook geen contante betalingen. Facturen zijn steeds betaalbaar aan het adres van LeuvenInsideOut, ten laatste 14 dagen na ontvangst van de bestelbon. Niet betaling kan ontbinding van de overeenkomst met zich meebrengen.
Kosten (administratief, juridisch of gerechtelijk enz.) die LeuvenInsideOut door schuld van de klant moet maken naar aanleiding van het aansporen tot betaling, kan LeuvenInsideOut integraal doorrekenen aan de klant.
De inschrijver die nog extra deelnemers inschrijft, is samen met hen hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van hun verplichtingen tegenover LeuvenInsideOut.
Wanneer een klant op de dag van de rondleiding met meer deelnemers komt opdagen dan aanvankelijk geboekt dan is het aan de gids van LeuvenInsideOut om te beoordelen of deze kunnen toegelaten worden. In elk geval zal er een bestelbon worden opgemaakt voor de bijkomende kosten die zonder verwijl op onze rekening moeten worden gestort.
Bij een uitzonderlijke laattijdige boeking (op minder dan 1 week vóór de aanvangsdatum van de rondleiding) zal bij start van de wandeling het betalingsbewijs gevraagd worden. Pas na vertoon zal de wandeling van start gaan.
- ANNULERING OF WIJZIGING DOOR KLANT
Eens de betaling werd uitgevoerd kan er geen annulering meer plaatsvinden.
LeuvenInsideOut behoudt zich het recht om de overeengekomen prijzen aan te passen bij grote of bij late wijzigingen van het programma (tot twee weken voor de uitvoering) vanwege de klant.
Het correcte aantal deelnemers aan de activiteit staat vast vanaf het moment dat de bestelbon werd opgesteld. Eventuele wijzigingen hieraan kunnen ten laatste tot 14 dagen vóór aanvang van de activiteit plaatsvinden.
LeuvenInsideOut stelt geen creditnota’s op en doet geen terugbetalingen wanneer het aantal deelnemers op minder dan één week voor aanvang van de activiteiten kleiner wordt. Enkel wanneer deze afwezigheid van de deelnemer(s) gestaafd kan worden door middel van een medisch attest of een ander bewijs van overmacht kan hierop een uitzondering gemaakt worden. Dit kan slechts één maal gebeuren.
Iedere verhoging van het aantal deelnemers brengt uiteraard wel een prijsverhoging mee. Een verhoging kan ten laatste 14 dagen vóór aanvang van de activiteit gebeuren. De klant wordt door LeuvenInsideOut geïnformeerd of de extra aangemelde deelnemers al dan niet kunnen deelnemen.
Door de klant gevraagde wijzigingen aan een programma worden aanvaard in onderling overleg met LeuvenInsideOut. Dit gebeurt ten laatste 14 dagen voor de geplande aanvang van de activiteit. Wanneer dit mogelijk blijkt te zijn dan wordt de voorgaande bestelbon geannuleerd en vervangen door een nieuwe bestelbon met daarin de nieuwe prijs en/of kosten.
Voor klanten die een proevertje hadden bijgeboekt en die omwille van slechte timing door de klant zélf, geen tijd meer hadden om deze te consumeren, kan geen terugbetaling hiervan geëist worden.
In geval van een klimatologische overmachtssituatie zoals een natuurramp of extreme weersomstandigheden (bijvoorbeeld donder en bliksem, extreem grote hagelbollen), kan de klant ervoor kiezen de activiteit in overleg met LeuvenInsideOut te verplaatsen naar een latere datum. De klant kan nooit éénzijdig de beslissing tot annuleren nemen. Terugbetaling eisen kan de klant nooit. Bij andere klimatologische omstandigheden (dus ook regenweer of sneeuwval) gaat de activiteit gewoon door en kan deze niet worden verplaatst naar een latere datum noch geannuleerd of terugbetaald worden.
- ANNULERING OF WIJZIGING DOOR LEUVENINSIDEOUT
Indien het afgesproken start-uur de dag zelf niet gerespecteerd wordt, behoudt LeuvenInsideOut zich het recht om de activiteit inhoudelijk te wijzigen of volledig te annuleren.
Wanneer deelnemers aan activiteiten van LeuvenInsideOut zich ongepast gedragen door het overmatig gebruik van alcohol of doordat ze onder invloed zijn van verdovende middelen, dan kan de gids van LeuvenInsideOut zich het recht voorbehouden om deze persoon de deelname aan de activiteit te ontzeggen en dit zonder terugbetaling of schadevergoeding. Deelnemers verbinden zich ertoe de eventuele schade opgelopen door hun wangedrag of door het niet naleven van instructies van onze begeleiders of gidsen zelf te betalen.
LeuvenInsideOut kan zich het recht voorbehouden om een activiteit te annuleren of inhoudelijk te wijzigen indien hiervoor gegronde redenen bestaan. Naast extreme weersomstandigheden zoals vermeld onder rubriek ‘Annulering of wijziging door klant’ kan LeuvenInsideOut zijn activiteiten annuleren omwille van andere situaties zoals stakingen, contractbreuken door onze leveranciers enz. De klant kan LeuvenInsideOut hiervoor niet aansprakelijk stellen en kan hiervoor ook geen schadevergoeding eisen.
Indien tijdens een activiteit een onvoorziene programmawijziging dient te gebeuren, zal onze betrokken gids een goed alternatief zoeken in overleg met de deelnemers. Zijn of haar beslissing is steeds bindend en onherroepelijk.
- VERZEKERINGEN
LeuvenInsideOut is voor haar activiteiten verzekerd inzake burgerlijke aansprakelijkheid tegenover deelnemers en derden.
LeuvenInsideOut is in haar activiteiten niet verzekerd tegen ongevallen waarbij deelnemers en derden betrokken zijn. Het is de eigen familiale of andere zelf afgesloten verzekeringen die deelnemers en derden bij ongevallen beschermt. LeuveninsideOut kan niet verantwoordelijk worden gesteld bij gebeurlijke ongevallen.
- FYSIEKE VEREISTEN
Onze wandelingen en activiteiten zijn uitgeschreven voor mensen in een goede lichamelijke conditie. Moest het evenwel zijn dat er minder mobiele mensen deel uitmaken van de groep dan dient dit gemeld te worden bij de aanvraag van de activiteit minstens 14 dagen vóór de aanvang. Wij werken dan een op maat gemaakte activiteit uit.
Wanneer LeuvenInsideOut hier op voorhand niet van op de hoogte werd gesteld dan kunnen wij ons het recht voorbehouden om de activiteit voor de betrokkene te onderbreken. Hiervoor kan in geen geval een schadevergoeding worden geëist.
Wanneer, tijdens een activiteit, zou blijken dat iemand absoluut niet over de vereiste conditie beschikt om de activiteit te ondernemen of verder te zetten, kan de gids van LeuvenInsideOut de activiteit voor de betrokkene onderbreken in het belang van zijn of haar gezondheid.
- KLACHTEN
Een eventuele klacht moet ter plaatse worden ingediend bij de betrokken gids van LeuvenInsideOut zodat er onmiddellijk naar een oplossing kan worden gezocht. Als er geen oplossing wordt gevonden moet de klacht ten laatste binnen de drie dagen na de activiteit schriftelijk en aangetekend, met de nodige motivering worden ingediend bij LeuvenInsideout.
Voor alle geschillen zijn alleen de rechtbanken te Leuven bevoegd en is enkel de Belgische wetgeving van toepassing. In geval bovenvermelde voorwaarden verschillend zijn van de voorwaarden van de inschrijver, zullen zij de overhand hebben op die van de inschrijver.